Night Auditor là gì? Tìm hiểu về nhân viên Night Auditor trong khách sạn

Night auditor là gì? Nhiệm vụ và công việc của Night auditor trong khách sạn ra sao? Là thắc mắc chung của nhiều người bởi thuật ngữ này vẫn còn tương đối xa lạ, đặc biệt là với những ai chưa từng làm việc trong ngành Nhà hàng – Khách sạn. Night auditor là vị trí quan trọng không thể thiếu trong các khách sạn quy mô 4-5 sao. Hãy cùng hocnhanh247 cùng tìm hiểu rõ hơn về công việc của họ trong trong bài viết này nhé.

Night auditor là gì?

Night auditor là thuật ngữ chỉ những Kiểm toán đêm, bộ phận thuộc khối Tài chính – Kế toán. Khu vực làm việc chủ yếu của những nhân viên Night auditor không phải là phòng kế toán mà là ở khu vực tiền sảnh.

Nhiệm vụ của một Night auditor là kiểm toán, thống kê các giao dịch, hoạt động của khách sạn trong ngày, cân đối sổ sách để báo cáo lên quản lý. Nhờ đó, kiểm toán có thể đánh giá được hoạt động tài chính trong khách sạn, giúp hoạt động kinh doanh của khách sạn hiệu quả cao và ổn định.

Night auditor là nhân viên kiểm toán đêm trong khách sạn
(Ảnh: Internet)

Mô tả công việc của Night auditor

Kiểm tra tình trạng khách sạn

– Đối với khách đến dự kiến: Nếu khách đặt phòng vẫn đảm bảo thì vẫn giữ nguyên tình trạng cho khách. Nếu khách chưa check-in, Night auditor xem lại khách có đặt phòng không va có đảm bảo hay không (đặt phòng qua điện thoại hay không đặt cọc) và có thể hủy đặt phòng nếu như đặt phòng không đảm bảo. Nếu khách không đến, lễ tân ca sáng sẽ báo cho bộ phận đặt phòng để liên hệ xác nhận với khách.

– Đối với khách rời dự kiến: Nếu chưa check-out thì nhân viên Night auditor sẽ kiểm tra xem khách có gia hạn được thời gian lưu trú hay không. Nếu khách muốn kéo dài thời gian lưu trú thì sẽ sửa đổi ngày và giờ khách check-out.

– Sleep and skip: Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng bộ phận lễ tân báo khách đã check-out. Skip là khách đã check-out rồi nhưng bộ phận lễ tân chưa thực hiện check-out cho khách trên phần mềm. Trong trường hợp gặp phải 2 tình trạng trên thì Night auditor sẽ kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất.

Kiểm tra giới hạn nợ của khách hàng

Mỗi khách sạn đều có quy định riêng về giới hạn nợ cụ thể dành cho khách để đảm bảo các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn nợ mà khách sạn cho phép, hạn chế tình trạng khách đã rời đi khi chưa thanh toán.

Nếu khoản nợ của khách lưu trú đã vượt qua giới hạn cho phép của khách sạn thì Night auditor sẽ thông báo với khách và trưởng khối tiền sảnh để có biện pháp xử lý.

Thu, nhập, cập nhật chi phí và điều chỉnh hóa đơn

– Thu nhập hóa đơn nội bộ của các bộ phận

– Lưu trữ hóa đơn và đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự phòng

– Cập nhật hóa đơn, chi tiêu vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trú

– Cập nhật, in ấn và lưu trữ chi phí điện thoại khách dùng trong một ngày

– Chỉnh sửa sai sót trên hóa đơn

– Kiểm tra chữ ký của khách trên tổng hóa đơn nội bộ

Thu, nhập, cập nhật chi phí và điều chỉnh hóa đơn – một phần công việc của
Night auditor (Ảnh: Internet)

Đóng ngày

Khi đã hoàn thành các bước trên đây, nhân viên Night auditor sẽ tiến hành đóng ngày hiện tại để chuyển sang ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống.

Chuẩn bị các hóa đơn cho khách check-in vào ngày hôm sau

– Xác định chi phí khách tự chi, trả

– Lập và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng nhanh

– Tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán cho khách

– Lập danh sách khách dự kiến sẽ check-in vào ngày hôm sau

In báo cáo, khóa sổ mọi thông tin trong ngày làm việc

– Lập báo cáo tổng doanh thu trong ngày

– Lập báo cáo các chi phí bộ phận tiếp tân trong ngày

– Lập báo cáo công suất phòng phục vụ

– Lập báo cáo khách đến và đi dự kiến ngày hôm sau

– Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và phương hướng xử lý, giải quyết

– Lập danh sách các sự kiện sẽ diễn ra trong ngày hôm sau

Với những thông tin quan trọng về công việc của bộ phận kiểm toán đêm, hocnhanh247 hy vọng đã mang đến cho bạn những hiểu biết chính xác về nhân viên Night auditor là gì? Mô tả công việc, trách nhiệm và tầm quan trọng của bộ phận này trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hãy cùng theo dõi những bài viết tiếp theo từ hocnhanh247 nhé.

Mọi thông tin đăng ký xét tuyển/ giải đáp thắc mắc về chuyên ngành Quản trị Nhà hàng – Khách sạn tại hocnhanh247, bạn vui lòng để lại thông tin liên hệ bên dưới và gọi tới (miễn phí cước gọi).